Ausgaben erstellen und zuordnen

Erfasse und verwalte deine Ausgaben schnell und übersichtlich mit WISO MeinBüro Rechnungen. Egal ob über die manuelle Erfassung, das Einlesen einer E-Rechnung oder automatisiert über das MeinBüro Postfach.

Neue Ausgaben erstellen

Deine Ausgaben lassen sich über verschiedene Wege erstellen. Über den Bereich "Finanzen > Ausgaben"  kannst du eine oder mehrere PDF-Dateien und E-Rechnungen (Format ZUGFeRD oder XRechnung) per Drag & Drop in den rechten Bereich ziehen, um diese zu importieren. Du kannst deine Ausgaben aber auch manuell erfassen oder direkt über dein Bankkonto anlegen und zuordnen.

Mit WISO MeinBüro Dokumente kannst du deine Belege vorab hochladen, über den Dokumentencontainer den Beleg auswählen, analysieren lassen und die Ausgabe erstellen. Hier erfährst du mehr über die Zusammenarbeit zwischen WISO MeinBüro Rechnungen und WISO MeinBüro Dokumente.

Zulässige Dateiformate

Folgende Dateiformate kannst du in WISO MeinBüro Rechnungen als Dokument hochladen, um die Ausgabe zu erstellen: E-Rechnungen im ZUGFeRD- oder XRechnungs-Format, PDF, jpeg, jpg, png, xml.

Maximalgröße pro Datei: 10 MB und 3000x3000px 

 

E-Rechnung einlesen / Beleg hochladen (Massenupload)

Im Bereich "Finanzen > Ausgaben" kannst du per Drag & Drop direkt deine E-Rechnung oder ein Dokument ablegen und so deine Ausgabe erstellen. Dies kannst du auch mit mehreren Belegen auf einmal durchführen. Näheres dazu zeigen wir dir in unserem folgenden Beitrag: E-Rechnungen einlesen

 

Anschließend kannst du die Ausgabe bearbeiten und weitere Informationen ergänzen. Mehr zur Bearbeitungsmaske zeigen wir dir im nächsten Abschnitt "Manuell erstellen".

 

Manuell erstellen

Öffne den Bereich "Finanzen > Ausgaben" und klicke auf den Button "Neu".



Auf der linken Seite kannst du deine E-Rechnung oder deinen Beleg hochladen oder, wenn du WISO MeinBüro Dokumente nutzt, aus deinem Dokumentencontainer auswählen. Wenn du einen Beleg hochgeladen und analysiert hast, siehst du auf der rechten Seite die Daten. Wir bleiben aber zunächst bei der manuellen Erfassung, um die Felder kennenzulernen.



Wähle auf der rechten Seite deinen Lieferanten  aus oder lege diesen neu an. Danach gibst du die Daten deines Belegs an, also die Rechnungsnummer, Belegdatum, Lieferdatum und optional eine Beschreibung.

Im Absatz darunter kannst du die Steuerkategorie (aus dem Kontenplan), den MwSt.-Satz und den Betrag für die Rechnung oder aber auch für einzelne Belegpositionen angeben. 

Im Anschluss kannst du die Zahlungskonditionen, die Bezahlung sowie die Tags angeben. 

1. Gebe an, wann die Ausgabe Fällig ist und lege die Zahlart fest (ohne Zahlart, SEPA Überweisung, Lastschrift). 

2. Hier kannst du deine Ausgabe direkt Überweisen, eine Offline-Zahlung erfassen oder einer vorhandenen Bankbuchung zuordnen.
3. Trage Tags ein, um deine Ausgaben zu Kategorisieren und später nach diesen zu filtern.

Nachdem du alle Daten eingetragen hast, kannst du deine Ausgabe oben rechts "Speichern" oder über "Speichern und neu" direkt die nächste Ausgabe erfassen.

 

Ausgaben automatisch erstellen lassen - mit dem MeinBüro Postfach 

Mit dem MeinBüro Postfach kannst du eingehende E-Mails mit Belegen einfach an eine eigene vom Programm generierte E-Mail-Adresse senden. Die Belege werden automatisch als "Ausgabe" oder "sonstige Einnahme" mit dem Status "zu prüfen" angelegt und können anschließend weiterverarbeitet werden. Hier zeigen wir dir, wie du das MeinBüro Postfach aktivieren und nutzen kannst.

 

Ausgabe über Konto-Buchung erstellen

Über den Bereich "Finanzen > Bank/Kasse" kannst du bei Offline-Konten oder dem Kassenbuch oben rechts eine Ausgabe erstellen. Mehr dazu erfährst du hier: Das Kassenbuch - Ausgaben und sonstige Einnahmen

Bei Online-Konten wählst du zunächst das Konto aus und klickst dann auf die Buchung. Trage alle erforderlichen Daten ein und klicke auf "Erstellen und fertig". Du kannst du Ausgabe später noch bearbeiten, mehr Details zur Bearbeitungsmaske zeigen wir dir im Abschnitt "Manuell erfassen".

 

Ausgaben zuordnen

Über das Bankkonto

Öffne dazu den Bereich "Finanzen > Bank/Kasse" und suche die entsprechende Buchung auf deinem Konto heraus. Klicke diese Buchung an und wähle im unteren Bereich "Beleg auswählen".

Dir werden anschließend bestehende Belege angezeigt. Wähle den dazugehörigen Beleg aus und klicke auf "Zuweisen und weiter".

Bei einem geringeren Betrag werden dir folgende Optionen zur Verbuchung der Differenz angeboten:

Bei einem höheren Betrag werden dir hingegen diese Optionen zur Verbuchung der Differenz angeboten:

 

Splittbuchung - Mehrere Ausgaben einer Buchung zuordnen

Willst du einer Buchung mehrere Ausgaben-Belege zuordnen, klickst du im Bereich "Finanzen > Bank/Kasse" auf die Buchung und wählst "Beleg auswählen".

Wähle alle deine Belege aus und klicke auf "Zuweisen und weiter".

Auch hier hast du die entsprechenden Optionen bei einem niedrigeren oder höheren Betrag. 

 

Über die Ausgabe

Über den Abschnitt "Bezahlung" innerhalb der Ausgabe kannst deine Ausgabe direkt Überweisen, eine Offline-Zahlung erfassen oder einer vorhandenen Bankbuchung zuordnen. Klickst du hier auf "Zuordnen" werden dir offene Buchungen deiner Konten angezeigt. Diese kannst du außerdem filtern nach Passend, Betrag +/- 10%, Auftraggeber oder Datum +/- 3 Tage. Wähle die passende Buchung aus und klicke auf "Zahlung erfassen".

 

Spaltenübersicht, Anpassungs- und Filtermöglichkeiten

Passe die Anzeige Ihrer Ausgabenübersicht an und blende relevante Spalten nach Bedarf ein oder aus. Wichtige Spalten sind unter anderem:

• Status
• Belegdatum
• Empfänger
• Betrag
• MwSt
• Zahlungsart
• Zahlungsdatum
• Kategorie
  
  

Nutzen die Filteroptionen, um Ausgaben, speziell E-Rechnungen, nach Status zu organisieren und zu überwachen:

• Alle
• Zu prüfen
• In Analyse
• Offen
• Angewiesen
• Bezahlt
• Teilweise bezahlt
• Überfällig
• Fällig
  
  

Mit diesen Anpassungs- und Filterfunktionen behältst du jederzeit den Überblick über den aktuellen Stand deine Ausgaben und die spezifische Verwaltung von E-Rechnungen.