Alternative und Optionale Positionen

Was sind optionale und alternative Positionen und wozu dienen diese?

Mithilfe von optionalen und alternativen Positionen reagieren Sie flexibel und proaktiv auf Anfragen Ihrer Kunden und Interessenten

• Neben den gewünschten Artikeln weisen Sie auf ergänzende Produkte und Dienstleistungen hin
• Informieren Sie direkt im Angebot über Neuheiten oder auch aktuelle Aktions- und Sonderangebote
• Die Preisangaben dieser Positionen fließen nicht in die Angebots-Gesamtsumme ein

Alternative Positionen sind verschiedene Optionen, die sich gegenseitig ausschließen. Das bedeutet, dass der Kunde sich für eine der angebotenen Alternativen entscheiden muss. Zum Beispiel könnte ein Angebot für ein Bauprojekt verschiedene Materialien vorschlagen, wobei der Kunde nur eines auswählen kann.

Optionale Positionen hingegen sind zusätzliche Leistungen oder Produkte, die der Kunde zusätzlich zu den Hauptleistungen wählen kann. Diese sind nicht zwingend erforderlich, sondern bieten dem Kunden die Möglichkeit, das Angebot nach seinen Wünschen zu erweitern. Ein Beispiel hierfür könnte eine optionale Erweiterung eines Garantiezeitraums oder zusätzliche Dienstleistungen wie Wartung sein.

Optionale Position einfügen

Öffnen Sie dazu einfach ein neues oder ein bereits vorhandenes Angebot über "Verkauf > Angebote" und erfassen die gewünschten Daten wie gewohnt.

Beispiel: Ein Unternehmen bittet unsere Möbelfirma um ein Angebot. Fünf Mitarbeiter sollen einen neuen Schreibtisch und einen neuen Bürostuhl erhalten. Wir erstellen das gewünschte Angebot – und bieten gleich dazu als optionale Position den passenden Rollcontainer zu dem Schreibtisch an.

Um die optionale Position einzufügen, öffnen Sie neben dem Button "Position einfügen" das Dropdown-Menü und wählen die Funktion "Optionale Position hinzufügen".

Nachdem Sie die gewünschte Position ausgewählt haben, erscheint diese nun wie folgt im Angebot:

Für Ihren Kunden wird anstelle der Positionsnummer die Abkürzung "Opt." gesetzt und der Betrag innerhalb der Spalte "Gesamt" in Klammern gesetzt. Die Preisangabe der optionalen Position fließt somit nicht in die Angebots-Gesamtsumme ein.

Alternative Position einfügen

Öffnen Sie dazu einfach ein neues oder ein bereits vorhandenes Angebot über "Verkauf > Angebote" und erfassen die gewünschten Daten wie gewohnt.

Beispiel: Eine andere Abteilung des Unternehmens bittet unsere Möbelfirma, das Angebot zu ergänzen. Die Positionen sollen jedoch separat aufgeführt werden. Acht Mitarbeiter sollen einen neuen Schreibtisch und einen neuen Bürostuhl erhalten. Wir erstellen das gewünschte Angebot – und bieten gleich dazu jeweils eine alternative Position an.

Um die alternative Position einzufügen, klicken Sie zunächst in die Bezeichnung oder Beschreibung der Position und wählen unterhalb dieser die Funktion "Alternativposition hinzufügen"aus.

Fügen Sie anschließend die alternative Position ein. Diese wird mit dem Hinweis "Alternativ" und durch die Positionsnummer entsprechend gekennzeichnet. Der Betrag dieser Position fließt dabei nicht in die Angebots-Gesamtsumme ein.

Selbstverständlich können Sie auch mehrere Alternativen innerhalb eines Angebotes oder auch zu einer bestimmten Position erfassen. Klicken Sie dazu einfach in die Artikelbezeichnung oder -beschreibung und wählen wieder die Funktion "Alternativposition hinzufügen". Wurden alle alternativen Positionen wie gewünscht erfasst, sieht der Bereich in unserem Beispiel so aus:

Auch in der Druckansicht werden diese Positionen entsprechend gekennzeichnet. Zuerst haben wir die optionalen Positionen...

...und dann auch unsere alternativen Positionen:

Umwandlung in Rechnung/Auftrag

Nachdem Sie das Angebot angenommen haben und einen dazugehörigen Auftrag oder auch eine Rechnung erstellen wollen, erhalten Sie die Positionsauswahl. In unserem Beispiel hat sich der Kunde für die Alternativen Positionen "3.A1." und "4.A1." entschieden.

Die beiden optionalen Positionen möchte der Kunde zusätzlich bestellen.

Haben Sie alle Positionen wie gewünscht gewählt, klicken Sie auf den Button "In Rechnung überführen" oder "In Auftrag überführen".

 Anschließend werden diese in Ihren Auftrag oder die Rechnung übernommen.

Auswahl der Positionen durch Ihren Kunden

Wir planen derzeit die Möglichkeit, dass Positionen selbständig von Ihrem Kunden über das WISO MeinBüro Portal gewählt werden können. Sobald diese Funktion zur Verfügung steht, finden Sie an dieser Stelle eine entsprechende Beschreibung.