MeinBüro Postfach

Aktualisiert 3 weeks ago von Stefan Knuth

Einleitung

Mit dem MeinBüro Postfach erhalten Sie eine E-Mail-Adresse, an welche Sie Ihre eingehenden E-Mails mit E-Rechnungen oder PDF-Anhängen weiterleiten können. Anschließend werden aus Ihren E-Mail-Anhängen automatisch (E)-Rechnungen ausgelesen und als Ausgabe oder sonstige Einnahme mit dem Status "zu prüfen" angelegt. Damit sparen Sie sich das manuelle Anlegen Ihrer Belege.

Das MeinBüro Postfach liest ausschließlich Anhänge im XML- oder PDF-Format aus (also E-Rechnungen sowie normale PDF-Dateien). Es dient zur smarten Verarbeitung Ihrer Anhänge. Über das MeinBüro Postfach haben Sie keinen direkten Zugriff auf Ihre Mails. Dieses Postfach sollte nicht öffentlich geteilt werden.

Aktivierung

Unter Einstellungen > MeinBüro Postfach aktivieren und konfigurieren Sie das MeinBüro Postfach:

Akzeptieren Sie die Nutzungsbedingungen und klicken Sie auf Postfach erstellen, um das MeinBüro Postfach zu aktivieren.

Die E-Mail-Domain ist vorausgewählt und kann nicht geändert werden.  

Einstellungen

  1. Ihre MeinBüro E-Mail-Adresse. Diese können Sie einfach per Linksklick kopieren. An diese E-Mail-Adresse verschickte E-Mails werden automatisch verarbeitet und eingelesen.
  2. Hier können Sie das Postfach bei Bedarf deaktivieren und später wieder aktivieren. Während der Deaktivierung werden keine E-Mail-Anhänge ausgelesen und verarbeitet. Weitergeleitete E-Mails laufen ins Leere.
  3. Aktivieren Sie diese Funktion, um festzulegen, ob der Anhang einer eingelesenen E-Mail direkt als Ausgabe bzw. sonstige Einnahme angelegt werden soll. Dies gilt für E-Rechnungen (ZUGFeRD, XRechnung), Eingangsrechnungen im PDF-Format und andere Dokumente (im PDF-Format). Bei Aktivierung wird die Ausgabe bzw. sonstige Einnahme automatisch mit dem Status „Zu prüfen“ erstellt.

Nur WISO MeinBüro Rechungen: Diese Funktion kann nicht deaktiviert werden, sofern sie nur WISO MeinBüro Rechnungen nutzen. Weitergeleitete E-Mails werden immer als Ausgabe oder sonstige Einnahme angelegt und die Anhänge ausgelesen.

Nur WISO MeinBüro Dokumente: Diese Funktion kann nicht aktiviert werden, sofern Sie nur WISO MeinBüro Dokumente nutzen. Weitergeleitete E-Mails werden immer im Posteingang in WISO MeinBüro Dokumente angezeigt.

WISO MeinBüro Rechungen + WISO MeinBüro Dokumente: Solange die Funktion deaktiviert ist, werden die E-Mail-Anhänge in den Dokumente-Bereich MeinBüro Rechnungen > Finanzen-Ausgaben bzw. MeinBüro Rechnungen > Finanzen-Einnahmen hinterlegt – ohne dass eine sonstige Einnahme oder Ausgabe automatisch erstellt wird. Sie können dann im Nachgang selbstständig die so importierten Dokumente weiterverarbeiten

  1. Bei aktivierter Einstellung erhalten Sie in der Anwendung eine Info, dass weitergeleitete E-Mail-Anhänge ausgelesen wurden und eine Ausgabe bzw. Sonstige Einnahme zur Prüfung bereitsteht.
  2. Das MeinBüro Postfach ruft automatisch in bestimmten zeitlichen Abständen neu eingegangene E-Mails ab. Soll der Abruf manuell durchgeführt werden, weil Sie nicht warten möchten, können Sie dies mit einem Klick auf die Schaltfläche durchführen
  3. Hiermit wird das Postfach gelöscht. Eine Weiterleitung Ihrer E-Mails ist dann nicht mehr möglich.
Legen Sie später ein neues Postfach an, wird automatisch eine neue MeinBüro-Postfach-E-Mail-Adresse erstellt. 

Wie haben wir das gemacht?

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