E-Rechnungen erstellen
Aktualisiert
von
Stefan Knuth
Formate einer E-Rechnung
Mit den Formaten XRechnung und ZUGFeRD existieren aktuell zwei Formate, welche beide die europäischen Anforderungen an eine gültige E-Rechnung erfüllen. WISO MeinBüro Rechnungen beherrscht beide Formate! Die Wahl liegt also ganz bei dir.
XRechnung | ZUGFeRD |
Die Rechnung besteht aus einem strukturierten XML-Datensatz, der maschinell ausgelesen werden kann. Ein klassisches Briefpapier mit Elementen wie einem eigenen Logo, Schriftarten, oder sonstigem Design gibt es nicht. Eine XRechnung ist für Menschen nur mit weiteren technischen Mitteln (wie z.B. einer Software) auslesbar. | Eine ZUGFeRD-Rechnung besteht aus einer PDF-Datei, in welche ein strukturierter XML-Datensatz eingebettet ist. Daher können solche Rechnung an dein Firmendesign angepasst werden und bieten die üblichen Formatierungsmöglichkeiten. Somit ist eine ZUGFeRD-Rechnung sowohl für Menschen, als auch für Software-Programme lesbar. |
Jede Rechnung ist automatisch eine E-Rechnung im ZUGFeRD-Format. In der PDF-Datei deiner Rechnung ist automatisch der strukturierte XML-Datensatz eingebettet:
Die Einstellungen
Meine Firma
Über den Bereich "Einstellungen > Meine Firma > E-Rechnungen" kannst du einige Pflichtangaben, wie beispielsweise die Bankverbindung sowie deine Kontaktdaten hinterlegen.
Hier kannst du auch die Erstellung von E-Rechnungen für deinen Mandanten aktivieren oder deaktivieren. Innerhalb einer einzelnen Rechnung kannst du diese Einstellung ebenfalls vornehmen.
Kundenstammdaten
Im Bereich "Stammdaten > Kunden > Kunde öffnen" stehen dir kundenspezifische Felder für Angaben zur Verfügung.
Leitweg-ID (BT-10): Die Leitweg-ID ist eine eindeutige Kennung, die in der elektronischen Rechnungsstellung verwendet wird, um Rechnungen präzise an eine Behörde oder Abteilung innerhalb der öffentlichen Verwaltung Deutschlands (B2G: Business to government) zu adressieren.
Lieferantennummer des Kunden (BT-29): Hat dir dein Endkunde seine Lieferanten- / Debitoren-Nr. gegeben, kannst du diese hier eintragen.
Referenznummer des Kunden: Da E-Rechnungen im XRechnungsformat aktuell eine Leitweg-ID (das Feld BT-10) erfordern, nutzen wir diese Referenznummer des Kunden für die Erstellung von XRechnungen im B2B-Bereich als Leitweg-ID. Dadurch kannst du auch an andere Unternehmen korrekte XRechnungen ausstellen, ohne, dass dein Kunde eine eigene Leitweg-ID benötigt. Für jeden neuen Firmenkunden vergeben wir initial automatisch eine eigene Referenznummer. Möchtest du eine eigene Referenznummer vergeben oder teilt dir dein Kunde eine mit, kannst diese jederzeit ändern.
Innerhalb einer Rechnung
Im nächsten Punkt werden auch die E-Rechnungseinstellungen innerhalb einer Rechnung erklärt.
E-Rechnung erstellen
Nachdem du die Grundeinstellungen hinterlegt hast, kannst du wie gewohnt deine Rechnungen erstellen. Wähle deinen Kunden aus und hinterlege die entsprechenden (Artikel-)Positionen.
E-Rechnungseinstellungen
Über den Reiter "E-Rechnungseinstellungen" kannst du zusätzliche Informationen hinterlegen. Du kannst die Erstellung von E-Rechnungen aktivieren oder deaktivieren.
Du findest relevante Stammdaten deines Kunden wie Kundenname, Kundennummer, Leitweg-ID, Referenznummer des Kunden und die E-Mail-Adresse und kannst diese bei Bedarf ergänzen.
Damit die Bankverbindung in die XML-Datei deiner E-Rechnung übertragen werden kann, kannst du diese hier einfach auswählen oder eine neue Bankverbindung hinzufügen.
Für die Erstellung einer gültigen E-Rechnung muss ein Ansprechpartner angegeben werden, der zugleich als Absender und Ersteller fungiert.
Hier kannst du deine Steuernummer sowie deine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt.-IDNr.) hinterlegen.
Für die Erstellung einer gültigen E-Rechnung wird in der Regel deine Umsatzsteuer-ID benötigt. Verfügst du über keine eigene Umsatzsteuer-ID, kannst du dennoch gültige E-Rechnungen erstellen. Weitere Informationen dazu findest du im Handbuch.
Valide E-Rechnung erzeugen
Damit deine E-Rechnung den gängigen Standards entsprechen, sind einige Felder zu füllen. Folgende Angaben sind notwendig:
- Firmendaten aus "Einstellungen > Meine Firma > Kontaktdaten" wie Stadt und Postleitzahl (PLZ).
- Daten speziell für E-Rechnungen aus "Einstellungen > Meine Firma > E-Rechnung" wie deine Bankverbindung (Kontoinhaber, IBAN und BIC), dein Vor- und Nachname, deine Telefon-Nr. und deine E-Mail-Adresse.
- Steuerdaten aus "Einstellungen > Meine Firma > Steuer-Einstellungen" wie deine Steuernummer und deine Umsatzsteuer-ID.
- Kundendaten aus den Kundenstammdaten, wie Postleitzahl (PLZ) und Stadt des Kunden sowie die E-Mail-Adresse.
E-Rechnung validieren
Noch vor dem Versand deiner E-Rechnung kannst du diese von WISO MeinBüro Rechnungen überprüfen lassen. Öffne dazu eine Rechnung mit dem Status "Entwurf" und bearbeite diese. Klicke dann oben rechts auf den Button "E-Rechnung validieren".
Der Prüfbericht
Im Anschluss öffnet sich der Prüfbericht, in dem du mögliche Fehler und Warnungen siehst:
Außerdem kannst du den Inhalt des Rechnungsdokuments einsehen:
Anhand unserer Übersicht der Datenfelder für E-Rechnungen kannst du ermitteln, welche Felder zu den aufgeführten Fehlern geführt haben. Hast du alle Fehler korrigiert, sieht der gültige E-Rechnungs-Prüfbericht beispielsweise so aus:
E-Mail-Versand und Export
Nun kannst du die Rechnung abschließen und direkt per E-Mail versenden. Möchtest du die E-Rechnung hingegen manuell übermitteln, kannst du diese im rechten Bereich im gewünschten Format herunterladen:
Hast du deine E-Rechnung per E-Mail an deinen Kunden gesendet, kann dieser im WISO MeinBüro Portal nicht nur die Rechnung sowie weitere Daten einsehen, sondern auch in dem von ihm gewünschten Format herunterladen:
Somit musst du nicht unbedingt wissen, in welchem Format dein Kunde die E-Rechnung benötigt.
Hier findest du mehr Informationen zum WISO MeinBüro Portal.
