Textbausteine anlegen

Mit praktischen Textbausteinen individualisierst du deine Vorgänge in WISO MeinBüro Rechnungen und sparst gleichzeitig jede Menge Zeit. In diesem Beitrag zeigen wir, wie du Textbausteine einsetzen, wie du einfach Anpassungen vornehmen und welche Informationen für deine Kunden wichtig sind.  

Wie werden Textbausteine genutzt?

Du möchtest bestimmte Formulierungen immer wieder verwenden? Dann lege deinen Text ganz einfach als Textbaustein an. Dadurch kannst du Textbausteine immer wieder in deinen Rechnung nutzen oder auch direkt als Standard für alle zukünftigen Rechnungen abspeichern. Vorgangstitel, Einleitungstexte und Schlusstexte kannst du ebenso wie E-Mail Betreff und -Text ganz individuell pro Vorgang anpassen. Dazu klicke einfach in das betreffende Textfeld und nehme die gewünschte Änderung vor.

So legst du Textbausteine an

Für mehr Individualität zeigen wir in diesem Quicktipp, wie du eigene Textbausteine anlegen. Hierfür gibt es, wie bei den meisten Einstellungen in WISO MeinBüro Rechnungen, zwei Wege:  

Textbausteine über den Vorgang anpassen

Wenn du dich bereits in der Bearbeitung eines Vorgangs, also einer Rechnung oder ähnlichem befindest, siehst du in der Bearbeitungsmaske unter anderem folgende Felder: Vorgangstitel, Einleitung und Schlusstext.

Möchtest du nur einzelne kleine Änderungen an einem Text vornehmen, die nur für diesen Vorgang gelten? Dann einfach in das betreffende Feld klicken und die gewünschten Änderungen vornehmen.

Um den Textbaustein global für diesen und zukünftige Vorgänge anzupassen, klicke einfach auf das Zahnrad rechts neben dem Einleitungs- oder Schlusstext.

So öffnet sich das Textbaustein-Fenster und du siehst, welche Textbausteine bereits für den aktuellen Vorgang bestehen und können Anpassungen vornehmen. Hier kannst du einen anderen Textbaustein auswählen, die Texte auf bereits bestehenden Textbausteinen ändern und Textbausteine neu anlegen.

Textbausteine über die Einstellungen anpassen

Im Bereich Textbausteine findest du eine Übersicht, über alle bis jetzt angelegten Textbausteine in deinem Mandanten. Über den Filter auf der rechten Seite kannst du dir alle Textbausteine für eine bestimmte Vorgangsart anzeigen lassen und haben so eine bessere Übersicht.

In diesen Einstellungen kannst du die Texte deiner Textbausteine ändern und neue Textbausteine erstellen oder löschen:

Welche Texte werden angepasst? Welche Weiteren Einstellungen gibt es?

Textbausteine betreffen mehrere Texte in und um einen Vorgang herum, die miteinander zusammenhängen. Diese Texte und Bezeichnungen sind:

• Name: Dies ist der Name des Textbausteins. Wähle hier eine aussagekräftige kurze Beschreibung.
• Vorgangsart: Wähle aus, für welche Vorgangsart, zB Rechnung, Angebot, Gutschrift, der Textbaustein gültig ist. Ein Textbaustein kann immer nur für eine Vorgangsart gelten und wird nur in dieser zur Auswahl gestellt.
• Als Standard festlegen: Über diesen Schalter definierst du den ausgewählten Textbaustein als Standard. Dieser Textbaustein wird so automatisch ausgewählt, wenn ein neuer Vorgang geöffnet wird. Im Vorgang selbst kann der Textbaustein beliebig geändert werden.
• Vorgangstitel: Diese Information steht mittig auf deinem Vorgang und zeigt deine Kunden, was sie gerade in der Hand halten. zB: “Rechnung”
• Einleitungstext: Ein bis zwei kurze Sätze, häufig wird hier für die Beauftragung gedankt, zB: “Vielen Dank für Ihren Auftrag. Wir berechnen Ihnen folgende Lieferung bzw. Leistung:”
• Schlusstext: Eine abschließende Formulierung, zB: “Wir bedanken uns für Ihren Auftrag und freuen uns auf die weitere Zusammenarbeit.”

Wenn du deine Rechnungen oder anderen Vorgänge direkt per E-Mail aus WISO MeinBüro Rechnungen heraus versenden, sind auch diese Texte für dich wichtig und anpassbar:

• E-Mail Betreff: zB: Ihre aktuelle Rechnung
• E-Mail-Versand: Der Text, der in Ihrer E-Mail steht, z.B.: “Sehr geehrte Damen und Herren, im Anhang finden Sie die aktuelle Rechnung.” 

So kannst du auf unterschiedliche Weise deine Textbausteine anpassen und in deine Vorgänge übernehmen. Probiere verschieden Formulierungen aus, oder nehme die standardmäßig hinterlegten. So oder so: Durch die Nutzung von Textbausteinen sparst du Zeit für wichtigere Dinge in deinem Unternehmen!