Die private Nutzung geschäftlicher Gegenstände (PKW, Mobiltelefon, etc.) unterliegt besonderen Vorgaben. Diese FAQ beschäftigt sich ausschließlich mit der häufigsten Variante der privaten Nutzung, der PKW Nutzung.
Wenn Sie die Kosten Ihres Geschäftswagens als Betriebsausgaben geltend machen, verlangt der Gesetzgeber, dass Sie im Gegenzug den Wert der privaten Fahrzeugnutzung als Betriebseinnahmen berücksichtigen und darauf obendrein Umsatzsteuer bezahlen.
Für die Ermittlung des Privatanteils an den Fahrzeugkosten gibt es grundsätzlich zwei verschiedene Rechenwege:
- Die mit einigem Aufzeichnungs-Aufwand verbundene Fahrtenbuch-Methode, bei der Sie die tatsächlich betrieblich gefahrenen Kilometer nachweisen müssen, und
- die bequemere, aber oft ungünstigere 1%-Pauschalmethode.
Ganz gleich, für welche der beiden Verfahren Sie sich entscheiden. WISO MeinBüro Desktop unterstützt Sie dabei nach Kräften.
In dieser FAQ wird nur auf die Fahrtenbuch-Methode eingegangen. Die 1%-Pauschalmethode wird Ihnen in der Software unter "Hilfe > Erste Hilfe: Steuern & Buchführung" unter dem entsprechenden Suchbegriff erläutert.
Bei der Wahl der Fahrtenbuch-Methode werden alle im Zusammenhang mit dem Fahrzeug stehenden Kosten mit einem Privatanteil gebucht. Dieser Privatanteil wird in der Regel durch das Finanzamt festgelegt.
In der Software WISO MeinBüro Desktop haben Sie die Möglichkeit den Privatanteil auf zwei Möglichkeiten zu hinterlegen.
1. Möglichkeit: Fester Privatanteil
Gehen wir von einem dauerhaft unveränderten Privatanteil aus, legen Sie diesen in der Software unter "Stammdaten > Finanzbuchhaltung > Kontenplan bearbeiten
Im damit geöffneten Fenster finden Sie unter "Details > Allgemeine Informationen" die Möglichkeit einen festen Privatanteil zu definieren.
Die Software bietet Ihnen zunächst eine Reihe an Konten an, welche für die Verbuchung der Fahrzeugkosten verwendet werden können. Einen Auszug dieser Konten finden Sie in folgendem Dialog.
Eine Buchung über EUR 500,00 Brutto auf das Konto 4500 (Fahrzeugkosten) im SKR03 wird im Buchungsjournal ("Finanzen > Rechn. U. Buchhaltungslisten > Buchungsjournal"), wie nachstehend zu sehen, automatisch auf die notwendigen Konten umgebucht.
Da Sie nicht ausschließen können, dass Ihr Finanzamt diesen Prozentsatz verändert, ist diese Methode im Folgejahr nicht mehr anwendbar.
Eine Änderung des Privatanteils innerhalb der Stammdaten ist nicht möglich, da ansonsten alle Buchungen bei einem Neuaufbau der Buchungssätze mit dem neuen (dann falschen) Privatanteil rückwirkend umgebucht werden.
2. Möglichkeit: Jährlich wechselnder Privatanteil – Neues Jahr, neues Konto
Die Software führt keine Abgrenzung der Wirtschaftsjahre durch. Tritt das Finanzamt im Folgejahr an Sie heran und verlangt die Angabe eines neuen Privatanteils, kann das bisherige Konto daher nicht mehr verwendet werden. Somit ist es notwendig für jedes Wirtschaftsjahr, in dem sich der Privatanteil ändert, ein neues Konto anzulegen mit dem entsprechenden Privatanteil anzulegen.
Dies wird im Folgenden an einem Beispielkonto erläutert. Wechseln Sie zunächst in den Bereich "Stammdaten > Finanzbuchhaltung > Kontenplan bearbeiten", wie in nachfolgendem Dialog dargestellt.
Wählen Sie den aktuellen Kontenplan an und bestätigen Sie die Schaltfläche Bearbeiten.
Wechseln Sie in den Reiter Konten und suchen Sie nach dem entsprechenden Konto welches den neuen Privatanteil erhalten soll. Nehmen wir wieder das Konto 4500 als Beispiel. Klicken Sie dieses Konto mit der rechten Maustaste an und wählen Sie über das Kontextmenü "Konto kopieren".
Die Software erstellt Ihnen ein neues Konto und vergibt dabei die nächste laufende und freie Nummer. Es empfiehlt sich die vorgeschlagene Nummer in diesem Fall zu belassen, da die Nummer nur geringfügig von der bisherigen Nummer abweicht.
Weiterhin ist zu empfehlen, dass Sie dem Konto im Namen einen Hinweis auf das entsprechende Jahr hinzufügen, damit es zu keinen Verwechslungen mit den Vorjahren kommt.
In diesem Dialog tragen Sie auch den neuen Privatanteil ein. Speichern Sie Ihre Einstellungen anschließend zwei Mal mit "OK". Sie erhalten im Zweifel nach dem Verlassen des Kontenplans eine Abfrage zum Neuaufbau der Buchungen, diesen führen Sie bitte unbedingt durch.
Erstellen Sie zu allen weiteren betroffenen Konten ebenfalls die entsprechenden Kopien und ändern dort den Privatanteil ab. Alle künftigen Buchungen für dieses Jahr, erfassen Sie nur noch auf diesen Konten.
Die beiden nachstehenden Buchungen sollen lediglich verdeutlichen wie die Software die Buchungen vornimmt.
Eine weitere, ausführlichere Anleitung zur Anlage eines neuen Kontos erhalten Sie unter diesem Link.