Was sind Kleinstammdaten?

Die Kleinstammdaten in WISO MeinBüro Desktop sind unscheinbar, aber enorm wichtig. Sie bilden die Vielzahl an kleinen Informationsbausteinen ab, die du im täglichen Arbeiten immer wieder benötigst – sei es beim Erstellen von Angeboten, Rechnungen, Projekten oder Kontakten. Während Kunden-, Lieferanten- oder Artikeldaten oft im Mittelpunkt stehen, sorgen die Kleinstammdaten im Hintergrund dafür, dass deine Abläufe reibungslos funktionieren.

Hier legst du grundlegende Begriffe fest, die später in Dropdown-Feldern, Formularen und Dialogen zur Auswahl stehen. Je sauberer und vollständiger diese Stammdaten gepflegt sind, desto schneller und einheitlicher kannst du arbeiten. Die Kleinstammdaten sind also so etwas wie das Fundament deiner Büroorganisation.

Was du in den Kleinstammdaten einstellen kannst

Struktur für Adressen und Kommunikation

Zu den wichtigsten Bereichen gehören die Adresscontainer, in denen du Adressen nach eigenen Kriterien bündeln und sortieren kannst. Ergänzend dazu kannst du Anreden, Titel und Anschriftformate definieren, die später automatisch in deinen Dokumenten verwendet werden. Das sorgt nicht nur für Professionalität, sondern spart dir auch jede Menge Zeit, da du wiederkehrende Angaben nicht jedes Mal neu eingeben musst.

Auch für deine Kommunikation mit Kunden und Interessenten findest du hier passende Einstellungen: Im CRM-Bereich legst du Ereignistypen wie „Telefonat“ oder „Besprechung“ fest und ergänzt sie durch Gesprächsergebnisse, etwa „interessiert“, „Nachfassen erforderlich“ oder „kein Bedarf“. So dokumentierst du Kundenkontakte sauber und nachvollziehbar.

Einheitliche Artikeldaten und Produktionsprozesse

Wenn du mit Artikeln arbeitest, kannst du in den Kleinstammdaten festlegen, wie diese strukturiert werden sollen. Dafür stehen dir unter anderem Artikeleinheiten, Artikelkategorien, Merkmale und Varianten zur Verfügung. Diese sorgen dafür, dass du deine Artikel klar beschreiben und sauber gruppieren kannst.

Darüber hinaus findest du Einstellungen, die für Produktions- oder handwerkliche Betriebe besonders nützlich sind. Hier kannst du Maschinen, Produktionsvorgänge oder Lagerorte anlegen, um Abläufe in der Fertigung oder Materialverwaltung abzubilden.

Klarheit in Aufträgen, Projekten und internen Prozessen

Auch für interne Abläufe bietet der Bereich eine Vielzahl von Optionen. In den Kleinstammdaten kannst du beispielsweise festlegen, welche Auftragsarten du in deinem Unternehmen verwendest – etwa Angebote, Aufträge oder Reklamationen. Ebenso definierst du Projektstatus, mit denen du den Fortschritt deiner Projekte übersichtlich abbildest.

Wenn du die interne Kostenrechnung nutzt, kannst du hier außerdem Kostenstellen oder Kostenträger verwalten. All diese Informationen helfen dir dabei, deine Prozesse klar und einheitlich zu strukturieren.

Flexibilität bei Preisen, Konditionen und Dokumenten

Zu den praktischen Einstellungen gehören außerdem Preislisten, die du speziell für ausgewählte Kundengruppen oder Projekte nutzen kannst, sowie Zahlungsbedingungen, die sich in Rechnungen oder Angeboten automatisch einfügen lassen.

Auch individuelle Dokumententypen, Lieferbedingungen und Quellenangaben lassen sich hier anlegen und bearbeiten, sodass du deine Dokumentation flexibel an die Anforderungen deines Unternehmens anpassen kannst.

Textbausteine für wiederkehrende Inhalte

Besonders nützlich im Alltag ist der Bereich der Textbausteine. Hier kannst du Formulierungen hinterlegen, die du regelmäßig benötigst – zum Beispiel Begrüßungstexte, Standardpassagen in Angeboten oder wiederkehrende Hinweise in Rechnungen. Das spart nicht nur Zeit, sondern stellt sicher, dass du deine Kundschaft immer mit konsistenten und professionellen Texten ansprichst