Das Kassenbuch dient der Verwaltung deiner internen Kasse und erfasst sämtliche Einnahmen und Ausgaben von Barmitteln. Hier werden alle Geschäftsvorfälle dokumentiert, die bar bezahlt oder bar vereinnahmt werden. So behältst du jederzeit den Überblick über den aktuellen Kassenbestand und dokumentierst Bargeldbewegungen nachvollziehbar und revisionssicher.
Wichtige Informationen vorab
- Das Kassenbuch ist kein Ersatz für eine POS-Kasse.
- Sobald das Kassenbuch eröffnet wurde, können keine Buchungen mit einem Datum vor dem festgelegten Eröffnungsdatum (Anfangsbestand) mehr erfasst werden.
- Buchungen im Kassenbuch sind unveränderbar und können nicht gelöscht werden. Falls eine Buchung korrigiert werden muss, erfolgt dies ausschließlich über eine Gegeenbuchung (Stornierung).
- Der Betrag einer Ausgabe darf den aktuellen Kassenbestand nicht überschreiten. Das Kassenbuch darf keinen negativen Saldo aufweisen, da auch kein negatives Bargeld existiert.
- Prüfe zunächst, ob du verpflichtet bist, ein Kassenbuch zu führen. Falls dies nicht erforderlich ist, können Barzahlungen alternativ auch über das Verrechnungskonto oder ein Offline-Konto erfasst werden.
Anfangsbestand festlegen
Um den Anfangsbestand deines Kassenbuchs festzulegen, öffnest du den Bereich "Finanzen > Bank/Kasse" und wählst hier das Kassenbuch aus. Klicke dann auf "Anfangsbestand festlegen".
Trage deinen Anfangsbestand sowie den Zeitpunkt, zu dem das Kassenbuch eröffnet werden soll, ein und klicke auf den Button "Speichern".
Nach dem Speichern wird das Kassenbuch mit dem angegebenen Betrag und Datum eröffnet. Anschließend kannst du Buchungen erfassen.
Zahlung zu einer Rechnung hinterlegen
Über das Verlinkungssymbol in der oberen rechten Ecke kannst du die bestehende Rechnungen suchen und direkt mit einer Zahlung im Kassenbuch verknüpfen.
Ausgaben und sonstige Einnahmen erfassen
Über das Menü in der oberen rechten Ecke kannst du sowohl Ausgaben als auch sonstige Einnahmen erfassen.
Hast du deine Ausgabe oder sonstige Einnahme bereits erfasst, wähle diese zunächst aus. Über das Dropdown-Menü kannst du direkt die Offline-Zahlung erfassen oder den Beleg bearbeiten.
Es öffnet sich der Reiter "Offline-Zahlung erfassen" auf der rechten Seite. Unter "Zahlbetrag" kannst du beispielsweise einen Teilbetrag für deinen Beleg erfassen. Über "Zahlbetrag erfassen (Konto)" wähle nun das Kassenbuch aus und speichere die Zuordnung über den Button "Zahlung erfassen".
Privateinlagen und Privatentnahmen
Privateinlagen und Privatentnahmen können ebenso über das Menü innerhalb des Kassenbuchs erfasst werden. Damit behälst du stets den Überblick über private Zu- und Abgänge im Kassenbuch.
