Mit dem Kunden-Import kannst du mehrere Kunden gleichzeitig aus einer Excel-Datei in WISO MeinBüro übernehmen. Dabei kannst du neue Kunden anlegen, bestehende Kundendaten aktualisieren oder beides miteinander kombinieren. Für den Import benötigst du eine Excel-Datei im XLSX-Format.
Importdatei vorbereiten
Öffne in WISO MeinBüro den Bereich "Stammdaten > Datenimport". Unterhalb von "Kundenimport starten" kannst du deine eigene Excel-Datei hochladen oder unsere Musterdatei herunterladen.
Ziehe deine Datei per Drag-and-Drop in den vorgesehenen Bereich oder klicke auf "Datei auswählen". Alternativ kannst du die Muster-XLSX herunterladen und mit deinen Kundendaten befüllen.
Musterdatei verwenden
Wenn du die Musterdatei in Excel öffnest, aktiviere zunächst die Bearbeitung.
Die rot markierten Spalten sind Pflichtfelder und müssen für jeden Kunden ausgefüllt sein.
Wichtig beim Länder-ISO-Code: Verwende für Deutschland den Code "DE". Andere Programme können stattdessen beispielsweise "D" exportieren. Passe diesen Wert vor dem Import auf "DE" an, damit es nicht zu einem Fehler kommt.
Importeinstellungen festlegen
Nachdem du deine Datei ausgewählt hast, öffnet sich die Kunden-Massenverarbeitung. Hier legst du die Einstellungen für den Import fest und ordnest anschließend die Spalten deiner Excel-Datei den passenden Feldern in WISO MeinBüro zu.
Auf der linken Seite findest du die Einstellungen für den Import.
Unter "Importdatei" kannst du eine andere Datei auswählen. Das ist zum Beispiel hilfreich, wenn du deine Excel-Datei nachträglich korrigiert hast. Unter "Importart" hingegen entscheidest du, wie WISO MeinBüro mit den enthaltenen Kundendaten umgehen soll:
- Nur neue Kunden importieren: Es werden nur Kunden angelegt, die noch nicht in WISO MeinBüro vorhanden sind. Das ist die Standardeinstellung.
- Neue Kunden importieren und bestehende Kunden aktualisieren: Neue Kunden werden angelegt und vorhandene Kundendaten aktualisiert.
- Nur vorhandene Kunden aktualisieren: Es werden ausschließlich bestehende Kunden aktualisiert. Neue Kunden aus der Datei werden nicht angelegt.
Unter "Import ab Zeile" legst du fest, ab welcher Zeile WISO MeinBüro die Daten importiert. So kannst du beispielsweise eine Überschriftenzeile oder Beispieldaten überspringen.
Wahrheitswerte festlegen
Unter "Wahrheitswert für Boolean-Elemente" bestimmst du, welche Werte WISO MeinBüro als "wahr" oder "nicht wahr" erkennen soll. Im Normalfall musst du hier nichts ändern.
Enthält deine Datei beispielsweise eine "0" für "Trifft nicht zu" und eine "1" für "Trifft zu", kannst du diese Werte entsprechend hinterlegen. Das kann bei Dateien aus einer anderen Software oder einem Webshop erforderlich sein.
Daten in der Vorschau prüfen
In der Kunden-Massenverarbeitung siehst du eine Vorschau deiner Excel-Datei.
Prüfe hier, ob die Daten wie erwartet dargestellt werden. Entdeckst du einen Fehler, korrigiere deine Excel-Datei und lade sie anschließend erneut hoch.
Spalten zuordnen
Damit WISO MeinBüro deine Daten richtig übernimmt, ordnest du die Spalten aus deiner Excel-Datei den entsprechenden Feldern in den Kundenstammdaten zu.
Öffne dazu die jeweilige Dropdown-Auswahl und wähle die passende Spalte deiner Excel-Datei aus. Felder mit einem Sternchen (*) sind Pflichtfelder. Zusätzlich siehst du, ob ein Feld alphanumerische oder numerische Werte beziehungsweise einen Ja-/Nein-Wert erwartet. Das Feld "Kunden-Nr." ist ein Pflichtfeld. Die Kundennummer darf ausschließlich aus Zahlen bestehen.
Ordne Straße, Wohnort und weitere Adressdaten der Rechnungsadresse zu. Bei Bedarf kannst du zusätzlich eine Lieferadresse zuordnen.
Kunden importieren
Hast du alle benötigten Felder zugeordnet, klicke oben rechts auf "Importieren".
WISO MeinBüro zeigt dir vor dem Start noch einen Hinweis an.
Klicke auf "Ok, importieren", um den Import zu starten. Der Import läuft im Hintergrund. Du kannst währenddessen weiter mit WISO MeinBüro arbeiten. Nach Abschluss des Imports erhältst du zusätzlich eine Benachrichtigung und eine E-Mail.
Importergebnis prüfen
Nach Abschluss des Imports erhältst du eine E-Mail mit einer Zusammenfassung. Darin siehst du, wie viele Kunden importiert oder aktualisiert wurden und ob Fehler aufgetreten sind.
An der E-Mail findest du außerdem eine Datei im JSON-Format. Sie enthält nähere Informationen zu Fehlern in deiner Importdatei. Ein Fehler kann beispielsweise so dargestellt werden:
{"B2":["not unique"]}
In diesem Beispiel betrifft der Fehler die Zelle B2. Befindet sich dort die Kundennummer, weist "not unique" darauf hin, dass diese Kundennummer mehrfach vorkommt, obwohl sie eindeutig sein muss.
Bestehende Kunden aktualisieren
Über die Kunden-Massenverarbeitung kannst du auch Daten bereits vorhandener Kunden ändern. Dafür benötigst du eine XLSX-Datei. Sie muss mindestens die Kundennummer und das Feld enthalten, das du aktualisieren möchtest. Natürlich kannst du auch mehrere Felder gleichzeitig aktualisieren.
Weitere Spalten in deiner Excel-Datei sind kein Problem. Wenn du sie bei der Zuordnung nicht auswählst, werden sie nicht für die Aktualisierung verwendet.
Lade die Excel-Datei wie beim normalen Kundenimport unter "Stammdaten > Datenimport" hoch.
Wähle unter "Importart" die Option "Nur vorhandene Kunden aktualisieren".
Ordne anschließend die Kundennummer und alle Felder zu, die du aktualisieren möchtest.
Wichtig: Die "Kunden-Nr." muss immer zugeordnet sein. Anhand der Kundennummer erkennt WISO MeinBüro, welcher bestehende Kunde aktualisiert werden soll.
Klicke anschließend auf "Importieren", um die Aktualisierung zu starten.
WISO MeinBüro aktualisiert daraufhin die zugeordneten Daten der bestehenden Kunden.