Allgemeine Informationen zur E-Rechnungspflicht

Was ist eine E-Rechnung?

Eine elektronische Rechnung (kurz: E-Rechnung) ist der seit dem 1. Januar 2025 geltende Standard für das Versenden und Empfangen von Rechnungen. Im Gegensatz zu herkömmlichen Papier- oder PDF-Rechnungen stellen E-Rechnungen die Rechnungsinhalte in einem strukturierten, maschinenlesbaren Datensatz dar – und zwar gemäß EU-Norm EN 16931 in einem XML-basierten Format wie ZUGFeRD oder XRechnung. E-Rechnungen ermöglichen damit die automatisierte Verarbeitung durch den Empfänger.Die Pflicht zu E-Rechnungen geht aus dem Wachstumschancengesetz hervor, das am 22. März 2024 vom Bundesrat verabschiedet wurde. Ziel ist, Rechnungsprozesse effizienter und transparenter zu gestalten.

Was bedeuten XML, XRechnung und ZUGFeRD?

XML ist ein textbasiertes Datenformat, das Informationen in einer strukturierten, maschinenlesbaren Form darstellt. Dadurch ermöglicht es die automatische Weiterverarbeitung von Rechnungen.XRechnung und ZUGFeRD sind Formate für E-Rechnungen, die auf XML basieren. Der Unterschied zwischen den beiden Formaten ist einfach: Während XRechnung eine ausschließlich maschinenlesbare XML-Datei liefert, enthält ZUGFeRD zusätzlich eine für Menschen gut lesbare PDF-Ansicht, die von vielen Unternehmern bevorzugt wird.

Was sind sonstige Rechnungen?

Seit dem 1. Januar 2025 wird zwischen E-Rechnungen und sonstigen Rechnungen unterschieden. „Sonstige Rechnungen“ sind herkömmliche Rechnungen wie Papier- oder PDF-Dokumente. Sie enthalten zwar die gleichen Informationen, werden aber nicht in einem strukturierten elektronischen Format nach EU-Norm EN 16931 erstellt, das für E-Rechnungen erforderlich ist.

Wer muss E-Rechnungen erstellen?

Seit dem 1. Januar 2025 müssen Unternehmen in Deutschland, die inländische B2B-Umsätze erzielen, E-Rechnungen erstellen, versenden, verarbeiten und elektronisch unveränderbar archivieren können. B2B steht dabei für Business-to-Business, also für Geschäfte zwischen Unternehmern. Für Umsätze aus Geschäften mit öffentlichen Auftraggebern gilt die E-Rechnungspflicht bereits seit 2020.

Gibt es Übergangsregelungen für die Erstellung von E-Rechnungen?

• 01.01.2025 - 31.12.2026:
  • Die Erstellung und der Versand einer Papierrechnung ist weiterhin zulässig.
  • Sonstige elektronische Rechnungen (normales PDF o.Ä.) können nur verwendet werden, wenn der Rechnungsempfänger zustimmt.
• 01.01.2027 - 31.12.2027:
  • Bei einem Vorjahresumsatz des Rechnungsausstellers bis 800.000 Euro verlängert sich diese Frist noch bis zum Ablauf des Jahres 2027.

Erst ab 2028 mit Ablauf dieser Übergangsfristen ist die Verwendung einer E-Rechnung bei Umsätzen zwischen inländischen Unternehmen tatsächlich verpflichtend.

Muss ich Privatkunden E-Rechnungen zuschicken?

Nein. Umsätze aus Geschäften mit Privatkunden sind von der E-Rechnungspflicht zum jetzigen Zeitpunkt nicht betroffen.

Muss ich jetzt auch Geschäftskunden im EU-Ausland E-Rechnungen zuschicken?

Nein, die E-Rechnungspflicht bezieht sich explizit auf inländische B2B-Umsätze.

Kann ich E-Rechnungen ausdrucken und per Post versenden?

Nein, E-Rechnungen sollten nicht ausgedruckt werden. Das Bundesministerium der Finanzen schreibt vor, dass rechtskonforme E-Rechnungen elektronisch übermittelt und ausgelesen werden müssen. Der Ausdruck einer Rechnung erfüllt diese Anforderung nicht und entspricht somit nicht den Vorgaben der EU-Norm EN 16931 für rechtskonforme E-Rechnungen.Darüber hinaus bietet die digitale Aufbewahrung von Dokumenten klare Vorteile: Sie spart Platz, ermöglicht einen schnelleren Zugriff und eine bessere Organisation, erhöht die Sicherheit durch Zugriffskontrollen und Backups, senkt langfristig Kosten und erleichtert die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben zur Archivierung und Datensicherheit.

Muss ich als Kleinunternehmer E-Rechnungen erstellen?

Nein. Kleinunternehmer sind nicht zur Erstellung von E-Rechnungen verpflichtet. Kleinunternehmer müssen jedoch trotzdem dazu in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen. Insofern sind sie nur teilweise von der E-Rechnungspflicht ausgenommen.

Wie kann ich E-Rechnungen empfangen?

Seit dem 01.01.25 müssen inländische Unternehmen in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen. Dazu reicht bereits ein E‑Mail‑Postfach aus. Hierzu gibt es keine Übergangs- oder Ausnahmeregelungen.