Wie kann ich für einen Mitarbeiter einen Beleg zur Erstattung einpflegen? (Auslagenerstattung)
- Klicke im Menü auf der linken Seite auf "Auslagen".
- Klicke im Bereich "Belege" > "Neue Belege" auf "⬆️Hochladen" und wähle das Dokument aus, welches du hochladen möchtest. Das hochgeladene Dokument erscheint nun in der Auflistung deiner "Neuen Belege".
- Klicke dann in der Übersicht in der zuvor erstellten Zeile auf das ✏️-Symbol.
- Trage nun folgendes ein:
- Rechnungsdatum
- Rechnungsnummer
- Mitarbeiter, für den oder die du den Beleg hochladen möchtest
- Kostenkategorie
- Betrag inkl. Mehrwertsteuer
- Mehrwertsteuer
- Kostenstelle (optional)
- Kostenträger (optional)
- Kommentar (optional)
Wenn sich auf dem Beleg mehrere Positionen befinden, die sich z. B. unterschiedlichen Kostenkategorien oder Steuersätzen zuweisen lassen, kannst du die einzelnen Positionen des Belegs optional über "+ Hinzufügen" aufteilen.
- Klicke anschließend auf "Speichern". Der Beleg ist nun hochgeladen und gespeichert, jedoch noch nicht eingereicht.
- Wähle in der Übersicht die Zeilen der Belege aus, die du einreichen möchtest, indem du diese Zeilen links mit einem Häkchen markierst..
- Klicke dann oben rechts auf "Einreichen". Du siehst nun eine Übersicht mit allen Details der eingereichten Auslage. Du kannst diese prüfen und optional über "+ Hinzufügen" eine Vorauszahlung hinzufügen.
- Klicke nun auf "Einreichen". Im Bereich "Unverarbeitet" siehst du alle von dir oder von den Mitarbeitern eingereichten Belege.
- Mit Klick auf das ✅-Symbol in der entsprechenden Zeile genehmigst du die Auszahlung der Auslage.
- Mit Klick auf das ❌-Symbol in der entsprechenden Zeile lehnst du die Auszahlung der Auslage ab. Der Mitarbeiter kann diese nun selbst noch einmal bearbeiten.
- Mit Klick auf das ✏️-Symbol in der entsprechenden Zeile kannst du selbst die Details des Belegs noch einmal bearbeiten.