Auslagen der Mitarbeiter verwalten

Wie kann ich für einen Mitarbeiter einen Beleg zur Erstattung einpflegen? (Auslagenerstattung)

  1. Klicke im Menü auf der linken Seite auf "Auslagen".
  2. Klicke im Bereich "Belege" > "Neue Belege" auf "⬆️Hochladen" und wähle das Dokument aus, welches du hochladen möchtest. Das hochgeladene Dokument erscheint nun in der Auflistung deiner "Neuen Belege".

  1. Klicke dann in der Übersicht in der zuvor erstellten Zeile auf das ✏️-Symbol.
  2. Trage nun folgendes ein:
  • Rechnungsdatum
  • Rechnungsnummer
  • Mitarbeiter, für den oder die du den Beleg hochladen möchtest
  • Kostenkategorie
  • Betrag inkl. Mehrwertsteuer
  • Mehrwertsteuer
  • Kostenstelle (optional)
  • Kostenträger (optional)
  • Kommentar (optional)
Wenn sich auf dem Beleg mehrere Positionen befinden, die sich z. B. unterschiedlichen Kostenkategorien oder Steuersätzen zuweisen lassen, kannst du die einzelnen Positionen des Belegs optional über "+ Hinzufügen" aufteilen.
  1. Klicke anschließend auf "Speichern". Der Beleg ist nun hochgeladen und gespeichert, jedoch noch nicht eingereicht.
  2. Wähle in der Übersicht die Zeilen der Belege aus, die du einreichen möchtest, indem du diese Zeilen links mit einem Häkchen markierst..
  3. Klicke dann oben rechts auf "Einreichen". Du siehst nun eine Übersicht mit allen Details der eingereichten Auslage. Du kannst diese prüfen und optional über "+ Hinzufügen" eine Vorauszahlung hinzufügen.
  4. Klicke nun auf "Einreichen". Im Bereich "Unverarbeitet" siehst du alle von dir oder von den Mitarbeitern eingereichten Belege.
    1. Mit Klick auf das ✅-Symbol in der entsprechenden Zeile genehmigst du die Auszahlung der Auslage.
    2. Mit Klick auf das ❌-Symbol in der entsprechenden Zeile lehnst du die Auszahlung der Auslage ab. Der Mitarbeiter kann diese nun selbst noch einmal bearbeiten.
    3. Mit Klick auf das ✏️-Symbol in der entsprechenden Zeile kannst du selbst die Details des Belegs noch einmal bearbeiten.


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