Mitarbeiter einpflegen

Wie füge ich einen neuen Mitarbeiter hinzu?

1. Klicke im Menü auf der linken Seite auf "Mitarbeiter".
2. Klicke anschließend auf den Button "+ Hinzufügen".

1. Gib die Daten des Mitarbeiters ein

• E-Mail-Adresse
• Vorname des Mitarbeiters
• Nachnamen des Mitarbeiters ein
• Zugriffsprofil

1. Klicke anschließend auf "Einladen".

Wie exportiere ich Mitarbeiterdaten?

1. Klicke im Menü auf der linken Seite auf "Mitarbeiter" und auf "Übersicht".
2. Klicke auf der Übersichtsseite oben auf das "Spaltensymbol".
3. Wähle nun aus, welche Mitarbeiterdaten in der Übersicht angezeigt werden sollen und klicke auf "OK".

1. Um nun die Stammdaten eines oder mehrerer Mitarbeitenden als csv- oder Excel-Datei zu exportieren, markiere die entsprechenden Zeilen mit einem Häkchen und klicke dann auf "Exportieren" und danach auf "Exportieren csv" oder "Exportieren xlsx".

Wie kann ich die Personalnummer des Mitarbeiters ändern?

1. Klicke im Menü auf der linken Seite auf "Mitarbeiter" und auf "Übersicht".
2. Klicke in der Übersicht dann auf den Mitarbeiter, für den oder die du die Personalnummer ändern möchtest.

1. Klicke dann oben auf den Reiter "Organisation".
2. Hier kannst du nun die Mitarbeiternummer individuell abändern. Trage dazu die gewünschte Mitarbeiternummer ein und klicke auf "Speichern".

Wie hinterlege ich einen Vertrag für einen Mitarbeiter?

1. Klicke im Menü auf der linken Seite auf "Mitarbeiter" und auf "Übersicht".
2. Wähle in der Übersicht den Mitarbeiter aus, für den oder die du einen Vertrag hinterlegen möchtest.
3. Klicke dann oben auf den Reiter "Vertrag".

1. Trage auf der ersten Seite nun die folgenden allgemeinen Vertragsdaten ein:

• Vertragsart
• Arbeitszeit
• Vertragsstart
• Stellenbeschreibung
• Tätigkeitsbeschreibung
• Laufzeit (Befristet oder Unbefristet)

1. Klicke dann auf "Speichern".
2. Nun gelangst du auf die zweite Seite, auf der du nun die Informationen zur Arbeitszeit einträgst:

• Wöchentliche Arbeitszeit
• Arbeitszeit je Wochentag
• Urlaubstage pro Jahr
• Probezeit
• Dauer der Probezeit
• Kündigungsfrist nach der Probezeit

1. Klicke dann auf "Speichern". Nun gelangst du auf die Vertragsübersicht, in der du alle zuvor eingetragenen Daten einsehen kannst..

1. Um ein Gehalt zu hinterlegen, klickst du in der Vertragsübersicht im Bereich "Festgehalt" auf das "+"-Symbol.

Gib dann folgende Details an:

• Art der Zahlung (Fixgehalt / Stundenlohn)
• Berechnungszeitraum
• Gehalt
• Startdatum

1. Klicke dann auf "Speichern".

1. Optional kannst du einen Bonus oder andere wiederkehrende Vergütungen hinzufügen, wie beispielsweise Weihnachtsgeld oder Jahresbonus.

• Wähle dafür aus, ob es sich um einen Bonus oder eine wiederkehrende Vergütung handelt und klicke dann auf das "+"-Symbol.
• Gib dann abgefragten Details an und klicke auf "Speichern".

Wie kann ich den Vertragsstart eines Mitarbeiters ändern?

1. Klicke im Menü auf der linken Seite auf "Mitarbeiter" und auf "Übersicht".
2. Suche in der Übersicht den Mitarbeiter, für den oder die du das Vertragsdatum ändern möchtest. Hier kannst du auch oben rechts das Suchfeld verwenden. Klicke dann auf die Zeile des entsprechenden Mitarbeiters, damit sich die Stammdaten öffnen.
3. Klicke nun oben rechts auf den Reiter "Vertrag".
4. Auf der rechten Seite findest du nun den Bereich "Vertragsdaten". Um den Vertragsstart ändern zu können, klicke auf das "✏️"-Symbol.
5. Öffne das Dropdown-Menü im Bereich "Vertragslaufzeit" und wähle dann "Anpassung Startdatum".

1. Gib nun das neue Startdatum des Vertrages an und klicke anschließend auf "Speichern".

Wie ändere ich Vertragsdaten (z. B. bei Gehaltsänderung)?

1. Klicke im Menü auf der linken Seite auf "Mitarbeiter" und auf "Übersicht".
2. Klicke in der Übersicht dann auf den Mitarbeiter, für den oder die du die Änderung im Vertrag hinterlegen möchtest.
3. Klicke dann oben auf den Reiter "Vertrag".

1. Im Folgenden werden die Änderungen an den unterschiedlichen Kategorien separat beschrieben.
   1. Vertragsdaten:
   • Klicke auf das "✏️"-Symbol und nimm die Änderungen am Vertrag vor.
   • Sollte ein Mitarbeiter einen gänzlich neuen Vertrag erhalten, klicke stattdessen bitte auf "Folgevertrag" und lege einen neuen Vertrag an. Dieser wird dann ab dem Start der Gültigkeit im Bereich "Vertrag" angezeigt.
   1. Arbeitszeit:
   Klicke auf das "+"-Symbol und gib die neue Arbeitszeit ein und zusätzlich das neue Gültigkeitsdatum. Bitte nutze hier nicht das "✏️"-Symbol, da die Arbeitszeit dann rückwirkend für den gesamten Anstellungszeitraum geändert wird.
   1. Urlaubsbudgets:
   Klicke auf das "✏️"-Symbol und anschließend auf das "+"-Symbol. Gib das neue Urlaubsbudget ein und zusätzlich das neue Gültigkeitsdatum. Überschreibe bitte nicht das bisherige Urlaubsbudget, da das Urlaubsbudget dann rückwirkend für den gesamten Anstellungszeitraum geändert wird.
   1. Festgehalt / Bonus / Wiederkehrende Vergütungen:
   Klicke auf das "+"-Symbol und gib die neuen Gehaltsangaben ein und zusätzlich das neue Gültigkeitsdatum.

Wie lade ich für einen Mitarbeiter ein Dokument hoch?

1. Klicke im Menü auf der linken Seite auf "Mitarbeiter" und auf "Übersicht".
2. Klicke in der Übersicht auf den Mitarbeiter, für den oder die du Dokumente hinterlegen möchtest.
3. Klicke oben auf den Reiter "Dokumente".
4. Klicke oben rechts auf den Button "Dokument hochladen".

1. Wähle eine Kategorie, der du das Dokument zuordnen möchtest.
2. Wähle anschließend die Datei des entsprechenden Dokuments aus.
3. Füge optional einen Kommentar hinzu und klicke dann auf "Dokument hochladen".

Das Dokument ist nun für dich als Arbeitgeber und für den entsprechenden Mitarbeiter verfügbar.

Wie lade ich ein einziges Dokument für mehrere Mitarbeiter hoch?

1. Klicke im Menü auf der linken Seite auf "Mitarbeiter" und auf "Dokumente".
2. Klicke oben rechts auf "+ Hinzufügen".

1. Wähle aus, für welche Mitarbeiter das Dokument sichtbar sein soll. Du kannst stattdessen optional auch Abteilungen oder Standorte wählen.
2. Trage dann die weiteren Daten ein:

• Timing: Ab wann soll das Dokument für die Mitarbeiter sichtbar werden? (optional)
• Kategorie
• Dokument hochladen
• Titel
• Kommentar (optional)

1. Klicke abschließend auf "Hochladen".

Das Dokument ist nun für dich als Arbeitgeber und für die ausgewählten Mitarbeiter verfügbar.