Mitarbeiter einpflegen

Wie füge ich einen neuen Mitarbeiter hinzu?

1. Klicken Sie im Menü auf der linken Seite auf "Mitarbeiter".
2. Klicken Sie anschließend auf den Button "+ Hinzufügen".

1. Geben Sie die Daten des Mitarbeiters ein

• E-Mail-Adresse
• Vorname des Mitarbeiters
• Nachnamen des Mitarbeiters ein
• Zugriffsprofil

1. Klicken Sie anschließend auf "Einladen".

Wie exportiere ich Mitarbeiterdaten?

1. Klicken Sie im Menü auf der linken Seite auf "Mitarbeiter" und dann auf "Übersicht".
2. Klicken Sie auf der Übersichtsseite oben auf das "Spaltensymbol".
3. Wählen Sie nun aus, welche Mitarbeiterdaten in der Übersicht angezeigt werden sollen und klicken Sie auf "OK".

1. Um nun die Stammdaten eines oder mehrerer Mitarbeitenden als csv- oder Excel-Datei exportieren möchten, markieren Sie die entsprechenden Zeilen mit einem Häkchen und klicken dann auf "Exportieren" und danach auf "Exportieren csv" oder "Exportieren xlsx".

Wie hinterlege ich einen Vertrag für einen Mitarbeiter?

1. Klicken Sie im Menü auf der linken Seite auf "Mitarbeiter" und dann auf "Übersicht".
2. Klicken Sie in der Übersicht dann auf den Mitarbeiter, für den oder die Sie einen Vertrag hinterlegen möchten.
3. Klicken Sie dann oben auf den Reiter "Vertrag".

1. Tragen Sie auf der ersten Seite nun die folgenden allgemeinen Vertragsdaten ein:

• Vertragsart
• Arbeitszeit
• Vertragsstart
• Stellenbeschreibung
• Tätigkeitsbeschreibung
• Laufzeit (Befristet oder Unbefristet)

1. Klicken Sie dann auf "Speichern".
2. Nun gelangen Sie auf die zweite Seite, auf der Sie nun die Informationen zur Arbeitszeit eintragen:

• Wöchentliche Arbeitszeit
• Arbeitszeit je Wochentag
• Urlaubstage pro Jahr
• Probezeit
• Dauer der Probezeit
• Kündigungsfrist nach der Probezeit

1. Klicken Sie dann auf "Speichern". Nun gelangen Sie auf die Vertragsübersicht, in der Sie alle zuvor eingetragenen Daten einsehen können.

1. Um ein Gehalt zu hinterlegen, klicken Sie in der Vertragsübersicht im Bereich "Festgehalt" auf das "+"-Symbol.

Geben Sie dann folgende Details an:

• Art der Zahlung (Fixgehalt / Stundenlohn)
• Berechnungszeitraum
• Gehalt
• Startdatum

1. Klicken Sie dann auf "Speichern".

1. Optional können Sie einen Bonus oder andere wiederkehrende Vergütungen hinzufügen.

• Wählen Sie hierfür aus, ob es sich um einen Bonus oder eine wiederkehrende Vergütung handelt und klicken Sie dann auf das "+"-Symbol.
• Geben Sie dann abgefragten Details an und klicken sie dann auf Speichern.

Wie kann ich den Vertragsstart eines Mitarbeiters ändern?

1. Klicken Sie im Menü auf der linken Seite auf "Mitarbeiter" und dann auf "Übersicht".
2. Suchen Sie in der Übersicht den Mitarbeiter, für den oder die Sie das Vertragsdatum ändern möchten. Hierfür können Sie oben rechts das Suchfeld verwenden. Klicken Sie dann auf die Zeile des entsprechenden Mitarbeiters, damit sich die Stammdaten öffnen.
3. Klicken Sie nun oben rechts auf den Reiter "Vertrag".
4. Auf der rechten Seite finden Sie nun den Bereich "Vertragsdaten". Um den Vertragsstart ändern zu können, klicken Sie auf das "✏️"-Symbol.
5. Öffnen Sie das Dropdown-Menü im Bereich "Vertragslaufzeit" und wählen Sie dann "Anpassung Startdatum".

1. Geben Sie nun das neue Startdatum des Vertrages an und klicken Sie anschließend auf "Speichern".

Wie ändere ich Vertragsdaten (z. B. bei Gehaltsänderung)?

1. Klicken Sie im Menü auf der linken Seite auf "Mitarbeiter" und dann auf "Übersicht".
2. Klicken Sie in der Übersicht dann auf den Mitarbeiter, für den oder die Sie die Änderung im Vertrag hinterlegen möchten.
3. Klicken Sie dann oben auf den Reiter "Vertrag".

1. Im Folgenden werden die Änderungen an den unterschiedlichen Kategorien separat beschrieben.
   1. Vertragsdaten:
   • Klicken Sie auf das "✏️"-Symbol und nehmen Sie die Änderungen am Vertrag vor.
   • Sollte ein Mitarbeiter einen gänzlich neuen Vertrag erhalten, klicken Sie stattdessen bitte auf "Folgevertrag" und legen Sie einen neuen Vertrag an. Dieser wird dann ab dem Start der Gültigkeit im Bereich "Vertrag" angezeigt.
   1. Arbeitszeit:
   Klicken Sie auf das "+"-Symbol und geben Sie die neue Arbeitszeit ein und zusätzlich das neue Gültigkeitsdatum. Bitte nutzen Sie hier nicht das "✏️"-Symbol, da die Arbeitszeit dann rückwirkend für den gesamten Anstellungszeitraum geändert wird.
   1. Urlaubsbudgets:
   Klicken Sie auf das "✏️"-Symbol und klicken Sie anschließend auf das "+"-Symbol. Geben Sie das neue Urlaubsbudget ein und zusätzlich das neue Gültigkeitsdatum. Überschreiben Sie bitte nicht das bisherige Urlaubsbudget, da das Urlaubsbudget dann rückwirkend für den gesamten Anstellungszeitraum geändert wird.
   1. Festgehalt / Bonus / Wiederkehrende Vergütungen:
   Klicken Sie auf das "+"-Symbol und geben Sie die neuen Gehaltsangaben ein und zusätzlich das neue Gültigkeitsdatum.

Wie lade ich für einen Mitarbeiter ein Dokument hoch?

1. Klicken Sie im Menü auf der linken Seite auf "Mitarbeiter" und dann auf "Übersicht".
2. Klicken Sie in der Übersicht dann auf den Mitarbeiter, für den oder die Sie Dokumente hinterlegen möchten.
3. Klicken Sie dann oben auf den Reiter "Dokumente".
4. Klicken Sie oben rechts auf den Button "Dokument hochladen".

1. Wählen Sie eine Kategorie, der Sie das Dokument zuordnen möchten.
2. Wählen Sie anschließend die Datei des entsprechenden Dokuments aus.
3. Fügen Sie optional einen Kommentar hinzu und klicken Sie dann auf "Dokument hochladen".

Das Dokument ist nun für Sie als Arbeitgeber und für den entsprechenden Mitarbeiter verfügbar.

Wie lade ich ein einziges Dokument für mehrere Mitarbeiter hoch?

1. Klicken Sie im Menü auf der linken Seite auf "Mitarbeiter" und dann auf "Dokumente".
2. Klicken Sie oben rechts auf "+ Hinzufügen".

1. Wählen Sie aus, für welche Mitarbeiter das Dokument sichtbar sein soll. Sie können stattdessen optional auch Abteilungen oder Standorte wählen.
2. Tragen Sie dann die weiteren Daten ein:

• Timing: Ab wann soll das Dokument für die Mitarbeiter sichtbar werden? (optional)
• Kategorie
• Dokument hochladen
• Titel
• Kommentar (optional)

1. Klicken Sie abschließend auf "Hochladen".

Das Dokument ist nun für Sie als Arbeitgeber und für die ausgewählten Mitarbeiter verfügbar.