GoBD-Konformität in WISO MeinBüro Desktop
Mit einem Software-Update wurde WISO MeinBüro Desktop an die aktuellen Anforderungen der GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form) angepasst.
Die folgenden Abschnitte erläutern die wichtigsten Änderungen und deren Auswirkungen auf die tägliche Arbeit mit der Software. Das unten eingebundene Video zeigt die Neuerungen zusätzlich Schritt für Schritt direkt in der Programmoberfläche.
Änderungen im Umgang mit Rechnungen
Eine der zentralen Anpassungen betrifft den Umgang mit Rechnungen, die bereits gedruckt oder versendet wurden. Solche Rechnungen lassen sich in WISO MeinBüro Desktop nicht mehr ohne Weiteres bearbeiten oder löschen. Versucht man dennoch, eine entsprechende Rechnung zu ändern oder zu entfernen, weist das Programm darauf hin, dass dies nicht zulässig ist.
Eine Bearbeitung oder Löschung ist nur dann möglich, wenn sich die Rechnung noch im sogenannten Zugriff befindet, also noch nicht zugestellt wurde. Sobald eine Rechnung dem Empfänger zugegangen ist, muss sie bei inhaltlichen Fehlern ordnungsgemäß storniert werden. Das einfache Löschen einer bereits versendeten Rechnung ist aus GoBD-Sicht nicht erlaubt und wird daher durch die Software verhindert.
Rechnungen, die noch nicht gedruckt oder verschickt wurden, können weiterhin wie gewohnt bearbeitet oder gelöscht werden.
Änderungsprotokoll für buchhalterische Vorgänge
Um die Nachvollziehbarkeit aller buchhalterisch relevanten Änderungen sicherzustellen, führt WISO MeinBüro Desktop nun ein zentrales Änderungsprotokoll. In diesem Protokoll werden sämtliche relevanten Aktionen dokumentiert, beispielsweise das Löschen oder Stornieren von Rechnungen oder andere Eingriffe, die Auswirkungen auf die Buchhaltung haben.
Der Export des Änderungsprotokolls ist über den Menüpunkt „Finanzen“ möglich. Dort kann ein Zeitraum festgelegt werden, für den die Änderungen ausgegeben werden sollen. Anschließend erzeugt die Software eine CSV-Datei, die im gewählten Verzeichnis gespeichert wird. Auf diese Weise ist jederzeit nachvollziehbar, welche Änderungen zu welchem Zeitpunkt vorgenommen wurden.
Kassenabschluss im Kassenbuch
Auch das Kassenbuch wurde im Zuge der GoBD-Anpassungen erweitert. Es steht nun eine Funktion zur Verfügung, mit der ein Kassenabschluss durchgeführt werden kann. Nach Eingabe des Abschlussdatums wird der Kassenbestand festgeschrieben.
Buchungen, die vor diesem Kassenabschluss liegen, können anschließend nicht mehr bearbeitet oder gelöscht werden. Sie gelten als unveränderbar und sind damit GoBD-konform gesichert. Sollte eine Korrektur erforderlich sein, ist lediglich ein Storno der jeweiligen Buchung möglich. Dadurch wird gewährleistet, dass die Historie des Kassenbuchs vollständig erhalten bleibt.
Sofern keine Verpflichtung zur Führung eines Kassenbuchs besteht, empfiehlt es sich grundsätzlich, entsprechende Vorgänge über ein Verrechnungskonto zu erfassen.
GoBD-Ausgabedatei für das Finanzamt
Eine weitere Änderung betrifft den Export buchhalterischer Daten für Prüfzwecke. Der bisher bekannte GDPdU-Export wurde in „GoBD-Ausgabedatei“ umbenannt. Die Funktion finden Sie ebenfalls im Bereich „Finanzen“.
Wenn das Finanzamt im Rahmen einer Prüfung die Bereitstellung Ihrer Buchhaltungsdaten verlangt, können diese nun über die GoBD-Ausgabedatei in der geforderten Form exportiert und zur Verfügung gestellt werden.