Die GoBD stellen klare Anforderungen an die Nachvollziehbarkeit und Unveränderbarkeit von steuerlich relevanten Daten. Mit WISO MeinBüro Desktop stehen dir verschiedene Funktionen zur Verfügung, um diese Vorgaben zuverlässig umzusetzen. In diesem Beitrag zeigen wir dir, in welchen Fällen du Rechnungen GoBD-konform korrigieren kannst, Kassenabschlüsse und Buchungsperioden nutzt, Änderungsprotokolle einsehen kannst und welche Möglichkeiten dir für eine Betriebsprüfung durch das Finanzamt zur Verfügung stehen.
Was bedeutet Verfahrensdokumentation & GoBD?
Die GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) legen fest, wie steuerlich relevante Daten elektronisch erfasst, verarbeitet und aufbewahrt werden müssen. Ziel ist es, die Nachvollziehbarkeit, Vollständigkeit und Unveränderbarkeit von Geschäftsvorfällen sicherzustellen.
Ein wichtiger Bestandteil der GoBD ist die Verfahrensdokumentation. Sie beschreibt nachvollziehbar, wie die buchhaltungsrelevanten Prozesse in einem Unternehmen organisiert sind – von der Entstehung eines Belegs über dessen Verarbeitung bis hin zur Archivierung. Dadurch können Betriebsprüfer nachvollziehen, wie die steuerlich relevanten Daten verarbeitet werden und welche Systeme dabei zum Einsatz kommen.
Unternehmen sind verpflichtet, ihre digitalen Buchführungs- und Aufbewahrungsprozesse GoBD-konform zu gestalten. Mit den entsprechenden Funktionen in WISO MeinBüro Desktop kannst du viele dieser Anforderungen unterstützen und die notwendige Transparenz für eine rechtssichere Buchführung schaffen.
Änderungen im Umgang mit Rechnungen
Nachdem eine Rechnung gedruckt oder versendet wurde, gilt diese in WISO MeinBüro Desktop als abgeschlossen und die direkte Bearbeitung ist nicht mehr möglich. Möchtest du diese dennoch bearbeiten, geht dies über den Button "Bearbeitung freigeben". WISO MeinBüro Desktop weist dich dann darauf hin, dass dies nicht unbedingt zulässig ist.
Eine Bearbeitung oder Löschung ist nur dann erlaubt, wenn sich die Rechnung noch im sogenannten Zugriff befindet, also noch nicht zugestellt wurde. Sobald eine Rechnung dem Empfänger zugegangen ist, muss sie bei inhaltlichen Fehlern ordnungsgemäß storniert werden. Das einfache Löschen einer bereits versendeten Rechnung ist aus GoBD-Sicht nicht erlaubt und wird automatisch protokolliert.
Kassenabschluss im Kassenbuch
Im Kassenbuch in WISO MeinBüro Desktop kannst du einen Kassenabschluss durchführen um den Bestand vor dem festgelegtem Abschlussdatum festzuschreiben. Buchungen, die vor diesem Kassenabschluss liegen, können anschließend nicht mehr bearbeitet oder gelöscht werden. Sie gelten als unveränderbar und sind damit GoBD-konform gesichert. Sollte eine Korrektur erforderlich sein, ist lediglich ein Storno der jeweiligen Buchung möglich. Dadurch wird gewährleistet, dass die Historie des Kassenbuchs vollständig erhalten bleibt. Mehr dazu findest du unter folgendem Link:
Buchungsperioden abschließen
Mit dem Abschluss einer Buchungsperiode kannst du bereits übermittelte oder ausgewertete Buchungsdaten kennzeichnen und deren Nachvollziehbarkeit sicherstellen. Im nachfolgenden Beitrag erfährst du genauer, was eine Buchungsperiode ist und wozu ihr Abschluss dient:
Änderungsprotokolle für Vorgänge, Zahlungen und personenbezogene Daten
Um die Nachvollziehbarkeit aller buchhalterisch relevanten Änderungen sicherzustellen, führt WISO MeinBüro Desktop automatisch Änderungsprotokolle. In diese Protokollen werden sämtliche relevanten Aktionen dokumentiert, beispielsweise das Löschen oder Stornieren von Rechnungen oder andere Eingriffe, die Auswirkungen auf die Buchhaltung haben. Mehr dazu erfährst du hier:
Änderungsprotokolle für Vorgänge, Zahlungen und personenbezogene Daten
GoBD-Ausgabedateien für das Finanzamt
Für eine Prüfung durch das Finanzamt kannst du außerdem den GoBD-Export (GDPdU-Export) durchführen. Diesen findest du in der Menüleiste über "Finanzen > GoBD-Ausgabedateien erzeugen".
Webinar: Verfahrensdokumentation & GoBD
Die GoBD-Richtlinien sind verbindlich – doch viele Unternehmer sind unsicher, was das für sie bedeutet. Sie gelten für alle Unternehmen, unabhängig von Größe oder Branche, und verlangen eine nachvollziehbare, prüfungssichere Verfahrensdokumentation. In diesem Webinar zeigen wir dir praxisnah, wie du diese Anforderungen effizient erfüllst.
Du erfährst, wie eine Verfahrensdokumentation aufgebaut ist, welche rechtlichen Grundlagen gelten und welche Risiken ohne sie entstehen können. Außerdem erhältst du wertvolle Tipps, wie dich eine Software wie WISO MeinBüro bei der Umsetzung unterstützen kann – mit klaren Prozessen, Vorlagen und Beispielen von Nick Johann von Pro4cess.
Ratgeber: Verfahrensdokumentation - Warum sie für dein Unternehmen unverzichtbar ist
Mehr zum Thema Verfahrensdokumentation findest du in unserem Ratgeber unter folgendem Link: